صيغة خطاب توصية لموظف يجب أن تبدأ بتحديد هدف الخطاب والموقف الذي يحتاج للتوصية بعد ذلك، قم بتقديم معلومات شخصية ومهنية عن الشخص الذي تكتب التوصية لصالحه، مثل قدراته وإنجازاته، كما يمكنك تقديم أمثلة محددة لتوضيح قيمته وكفاءته ولا تنسى إغلاق الخطاب بتأكيد الدعم والتوصية الإيجابية.
صيغة خطاب توصية لموظف
خطاب التوصية لموظف من الأمور الضرورية لأي موظف حتى تتعرف على قدراته وخبراته في العمل من صاحب العمل أو المدير، هل ترغب في التعرف على الوثيقة ساعرضها لكم فيما يلي:
- إلى من يهمه الأمر
أود أن أوصي بشدة بـ [اسم الموظف]، حيث شغل منصب كبير في شركتنا، يمكن أن أوصي بثقة انه يعمل بجهد وتميز وبشكل أحترافي الفائق ومهاراته التي لا مثيل لها.
- [اسم الموظف] هو فرد موهوب وملتزم بالجدية والاحترافية في أداء مهامه. لقد أظهر/ت أداءً متميزًا في [تحديد المهام أو المشاريع] وأسهم/ت بشكل فعّال في نجاح الفريق في [ذكر مشاريع محددة أو إنجازات]، بفضل [ذكر المهارات أو الصفات البارزة]، يمتلك/تلك [اسم الموظف] القدرة على التأقلم مع بيئات العمل المتغيرة وتحقيق النجاح في تحديات جديدة.
- أنا واثق بأن [اسم الموظف] سيكون إضافة قيمة لأي فريق ينضم إليه، وسيساهم بشكل فعّال في تحقيق أهداف مؤسستكم.
- أتمنى أن تأخذوا في الاعتبار توصيتي وإمكانية التعاون مع [اسم الموظف]، لا تترددوا في الاتصال بي للحصول على مزيد من المعلومات إذا لزم الأمر.
- مع فائق الاحترام،
[اسمك]
[مسمى وظيفتك]
[اسم الشركة].
ما هو خطاب التوصية؟
خطاب التوصية هو ببساطة؛ خطاب يثبت مهارات الشخص أو أدائه الأكاديمي أو مهارات العمل، مكتوب بالنيابة عن المتقدم المرشح لوظيفة معينة أو منحة دراسية، ومكتوبة من قبل شخص يمكن أن يشهد على كفاءة المتقدم للتوصية التعليمية أو المهنية، يتم تقديم خطاب التوصية إلى مسئول القبول بالجامعة في حالة المنح الدراسية أو المنح الدراسية، القبول الأكاديمي أو مسؤول التوظيف في حالة الترشيح لوظيفة أو تدريب أو منصب قيادي وغيرها.
اقرأ أيضًا: صيغة خطاب تمديد تأشيرة خروج وعودة مكتوب DOC جاهز PDF
من يكتب خطاب التوصية؟
يكتبه شخص ذو صلة بالمرشح يمكنه الحكم عليه وتقييم قدراته وخبراته، قد يكون هذا الشخص هو الأستاذ الجامعي السابق للمرشح، أو المعلم، أو المدير السابق، أو حتى عميل سابق.
لماذا تطلب خطاب توصية؟
عادةً ما يتم طلب خطاب توصية عند التقدم بطلب للحصول على منحة أو وظيفة من خلال مدراء أو أساتذة سابقين، وهذا يساعد مسؤول التوظيف على الحكم على قدرات المرشح ومقارنة المرشحين.
ما هي أنواع خطابات التوصية؟
هناك ثلاثة أنواع من خطابات التوصية:
- خطاب التوصية الأكاديمي: خطاب توصية لمنحة دراسية أو تدريب جامعي أو زمالة، يكتبه أستاذ سابق أو مشرف على رسالة الماجستير أو الدكتوراه الخاصة بمقدم الطلب.
- خطاب توصية احترافي: أقل شيوعًا، يتم كتابة خطاب توصية احترافي خصيصًا للتوصية بشخص ما لوظيفة أو منصب، يكتبه مدير أو عميل سابق، يختلف خطاب التوصية المهني عن الخطاب الأكاديمي من حيث أنه يركز فقط على الأداء الوظيفي للمرشح، ويسلط الضوء على مدى ملاءمته للدور الذي تم ترشيحه له.
- خطاب إيجار المنزل: وهو الأقل شيوعاً في مجتمعنا هذه الرسالة كتبها المالك القديم للمنزل، تركز هذه الرسالة على طمأنة المالك الجديد وشرح العلاقة الإيجابية بين المستأجر والمالك القديم من حيث دفع الإيجار في الوقت المحدد وإجراء الصيانة المطلوبة وما إلى ذلك.
كيفية طلب كتابة خطاب توصية
ربما تحتاج إلى كتابة خطاب توصية من معلمك أو أستاذك الجامعي، أو من البائع أو العميل الذي قدمت له العمل كل ما عليك فعله هو اختيار الوقت المناسب للتواصل مع الشخص الذي تريد كتابة خطاب التوصية الخاص بك منه.
امنحهم بعض التفاصيل حول خطاب التوصية الخاص بك، ثم أرسل بريدًا إلكترونيًا رسميًا يشرح المزيد من التفاصيل إلى مستلم خطاب التوصية الخاص بك ويرفق سيرتك الذاتية والوصف الوظيفي والموعد النهائي لتقديم الطلبات والمعلومات الأخرى التي قد تساعدهم في كتابة خطاب التوصية الخاص بك.
تأكد من أن تطلب كتابة خطاب التوصية الخاص بك خلال مدة كافية لا تقل عن أسبوعين، حتى يتمكن كاتب خطاب التوصية من كتابته دون الشعور بضغط الوقت.
اقرأ أيضًا: خطاب عدم ممانعة نقل كفالة DOC جاهز بأفضل صيغة 1442
خطوات كتابة خطاب توصية لموظف
تحدد كل جهة كيفية تنسيق خطاب التوصية المناسب لها، لذا ننصحك بمعرفة التنسيق المناسب للمكان الذي تقدم إليه خطاب التوصية قبل كتابته، وبشكل عام يمكن تقسيم خطاب التوصية إلى مجموعة أقسام على النحو التالي:
- التاريخ.
- اكتب اسم المستلم الذي سيتلقى خطاب التوصية.
- عنوان متلقي خطاب التوصية التحية يفضل مخاطبة المتلقي بالاسم إن أمكن، لإضفاء المزيد من القرب والألفة على الرسالة. إذا كانت الرسالة موجهة بشكل عام وليس لشخص معين، يمكنك كتابة “إلى من يهمه الأمر” والمهم في هذه المرحلة هو عدم المبالغة في تقديم السلام وعدم إهماله أيضًا.
- ابدأ نص خطاب التوصية الخاص بك بمقدمة شخصية صغيرة تشرح فيها من أنت وما هي علاقتك مع مقدم الطلب، بإيجاز وإيجاز.
- التوصية هي السبب الرئيسي وراء كتابتك هذه الرسالة، في هذا القسم تشرح للمستلم لماذا يعتبر هذا المرشح مناسبًا؟ ويمكنك توضيح ذلك من خلال سرد مهارات المرشح أو مؤهلاته المناسبة للدور المقدم له.
- من الجيد أن تروي موقفاً شخصياً حدث مع المرشح أثناء العمل أو الدراسة مما يدل على تفوقه.
- يمكنك الكتابة عن مكان العمل أو المهارات المميزة التي لاحظتها لدى المرشح.
- الخلاصة قم بإعطاء نظرة عامة سريعة عن سبب توصيتك بهذا الشخص بالذات، ولماذا هو مناسب لهذه المنحة أو الوظيفة.
- في نهاية الرسالة، اكتب رقم هاتفك وبريدك الإلكتروني ليسهل على المستلم الاتصال بك عند الحاجة.
- قد يرغب في معاودة الاتصال بك للحصول على مزيد من المعلومات حول المرشح.
- لا تنس التوقيع باسمك في نهاية الرسالة؛ لتثبت أنك كتبته.
نصائح لكتابة خطاب توصية ناجح
وفيما يلي نقدم لك مجموعة من النصائح عند كتابة خطاب التوصية:
- البحث بعناية عن احتياجات المستلم الذي ترسل إليه خطاب التوصية، أي اكتشف المهارات التي يحتاجها في المرشح.
- يمكنك مراجعة الوصف الوظيفي إذا كانت التوصية لوظيفة ما، أو مراجعة معايير القبول الأكاديمي والتخصص الذي سيتقدم إليه الطالب، وغيرها من المعلومات التي قد تساعدك في كتابة خطاب التوصية.
- لا بأس من استخدام نماذج كتابة خطاب التوصية المتاحة على الإنترنت، لكن تأكد من أن رسالتك شخصية وتعبر في المقام الأول عن المرشح.
- لا تستخدم عبارات عامة وواسعة، بل اجعلها تعبر عن المرشح شخصياً لتعزيز فرص حصوله على المنحة أو الوظيفة.
- يجب أن يساعد خطاب التوصية الذي تكتبه المتلقي في التعرف على المرشح.
- كتابة خطاب التوصية بطريقة تجعل المتلقي يشعر بأن المرشح قوي ويستحق الحصول على المنحة أو الوظيفة، وذلك من خلال التحدث عن المرشح بحماس وإيجابية ومقارنته بالآخرين لإبراز قوته.
- من المتوقع أن يقرأ المرشح عدداً كبيراً من الحروف، لذا يفضل كتابتها بأقل عدد من الكلمات.
- استخدم ورق العمل إذا كان متاحًا واجعل رسالتك رسمية قدر الإمكان.
- يجب ألا يزيد طول خطاب التوصية الخاص بك عن صفحة واحدة وأن يكون له نبرة رسمية وودية.
- استخدم الأرقام والإحصائيات واذكر الحقائق والمواقف المتعلقة بالمرشح كلما أمكن ذلك، طالما كانت ذات صلة بالوظيفة أو المنح التي تتقدم بها على سبيل المثال، إذا كان مرشحك يعمل في مجال التسويق الرقمي، يمكنك ذكر إنجازاته المتعلقة بتطوير استراتيجيات التسويق وزيادة معدلات التحويل وما إلى ذلك.
- لا تذكر معلومات لا تتعلق بالوظيفة أو لا تدعم منصبه.
أخطاء لابد من تجنبها عن كتابة التوصية
هناك مجموعة من الأخطاء التي يجب عليك تجنبها عند كتابة خطاب التوصية وهي:
- العمومية يجب عليك تجنب العمومية عند كتابة خطاب توصية للمرشح.
- المقارنة المبالغ فيها كما ننصحك بتجنب العموميات، وتجنب المبالغة والمقارنة غير المعقولة، لأنها تضر بمرشحك وتجعله يبدو ساخراً.
- نسيان التعريف بنفسك لا تنسى التعريف بنفسك عند كتابة خطاب توصية لشخص ما، حتى يتمكن المتلقي من معرفة كاتب خطاب التوصية وعلاقته بالمرشح.
- يجب أن تكون فقرة التعريف بنفسك في بداية خطاب التوصية كما ذكرنا أعلاه، وتذكر أنك تكتب خطاب التوصية بسبب معرفتك السابقة بالمرشح سواء في الدراسة أو العمل، فهذه المعرفة تمكنك من الشهادة له، والحكم على قدراته ومهاراته، والتزكية له.
- من الأخطاء الشائعة عند كتابة رسالة التوصية كثرة الأخطاء اللغوية والإملائية بشكل خاص، والتي تعكس صورة سلبية عن كاتب الرسالة والمرشح، وكأن الرسالة كتبت على عجل ودون عناية.
- للتغلب على هذه المشكلة، يمكنك استخدام خدمة التدقيق الإملائي.
في الختام نجد أن قوة صيغة خطاب توصية لموظف يجب أن تكون باللغة العربية الفصحى أفضل من الكتابة باللغة العامية، وأيضًا لابد من التدقيق الاملائي في الخطاب.